伊佐沼「続・秋の渡りの時期」
ブログのお問い合わせからメールが来た！正しい返信の書き方は？【初心者向け/文例あり】
みきてぃ
WordPressでブログを運営してしばらく経ったら、自分のブログのお問い合わせからメールが届いた！非常に嬉しいけど、どうやって返信したらいいか分からない・・・。
今回はこの疑問について、文例も合わせて解説していきます。
この記事の目次
問い合わせから来たメールを返信する際の注意点
- メールが届いたら24時間以内に返信する
- 適切な空行や改行を入れる
- 分かりやすい文章にする
メールが届いたら24時間以内に返信する
当然ですが、メールが届いたらその日のうちに返信するのが大事です。
早くても1時間以内、遅くても24時間以内には必ず返信するよう心がけましょう。
届いたお問い合わせメールを返信するのが面倒・・・。
という方はいますが、メールの返信が無かったり、数日間も返信が遅すぎたりすると、「自分のお問い合わせが読まれていない」など、相手に不安な思いを募らせてしまいます。
もし、返信が遅れそうな場合は「返信遅れまして、大変申し訳ございません。」と一言を添えておくと良いです。
- 「取り急ぎ」を含むメールは返信した方がいい？
-
本文に「取り急ぎ」を含むメールが届いた場合は、基本的に返信する必要はありません。
どうしても気になる方は、本文に「ありがとうございます」などと一言を添えて返信すると良いです。
Q
適切な空行や改行を入れる
改行や空行が無いメールは非常に読みづらいです。
ですから、メールの読み手が分かりやすくするように、以下の工夫も必要です。
- 宛名や名乗りの後、段落の間は、必ず1行の空白を入れる
- 1文は20～30字以内にし、適宜改行すること
- 1文が長くなるようであれば読点などで一区切りにし、一旦改行する
分かりやすい文章にする
相手が読みやすい文章にすることも大事です。
その際、以下の2点に気を付けておきましょう。
- 読みが難しい漢字はひらがなにする
- 機種依存文字や絵文字は文字化けの恐れがあるため、使わない
正しい問い合わせメールへの返信の書き方
件名の作成について
ユーザーから届いたお問い合わせメールは、極力「Re:」を付けることをオススメします。
なぜなら、「ユーザーからの質問に対する回答などの返信」であることが一目で分かるからです。
注意点
「～ありがとうございました」など、自動返信メールと誤解する件名は絶対に避けましょう。
- 件名の先頭に『Re:』を付けなくても大丈夫？
-
件名の先頭の『Re:』部分は、付けても付けなくても大丈夫です。
件名の先頭に『Re:』を付けない場合は、メール内容の要約をまとめた件名にするなど、ユーザーからでも分かりやすい件名にしておきましょう。
Q
本文内容について
本文内容は、以下の順に沿って書いていきます。
- 宛名
- 挨拶と名乗り、お問い合わせ内容などの要旨
- 詳細内容
- 結びの言葉
最初に宛名を書く
メール本文の最初に必ず書くのは、ズバリ宛名です。
いきなり宛名無しで書くと、相手から失礼な態度だと分かってしまうこともあります。
ですから、「●●（名前・ハンドルネーム）様」とちゃんと書くことが大事です。
みきてぃ
メール本文の冒頭の宛名が「●●さん」だと、違和感を覚える方もいるよね・・・。
挨拶と名乗り、簡潔な要旨について
宛名の後は、挨拶と共に「ブログタイトル名」「ブログの運営者名」を書きます。
【例文】
こんにちは。
『〇〇ブログ（自分のブログタイトル名）』(ブログURL名)管理人の〇〇（運営者の名前・ハンドルネーム）です。
必要であれば、「お問い合わせ内容」などの簡単な要旨も添えておくと良いでしょう。
みきてぃ
いきなり詳細内容から文章が始まるのは、やはり違和感を覚えてしまうからね。
詳細内容
詳細内容の部分は、誰でも読みやすく、簡潔で分かりやすい具体的な文章を書くように心がけましょう。
引用について
ユーザーからの問い合わせメールの内容の一部を引用する際は「＞」などの記号を先頭に付けてから、必要な部分だけ引用します。
結びの言葉
適切な結び言葉で締めくくれば相手に良い印象を与えますので、メール本文の最後に添えておきましょう。
【結びの言葉の例】
基本的な一言
- 今後とも、よろしくお願いします。
- 何卒よろしくお願いします。
返信不要の場合の一言
- まずは取り急ぎ、ご連絡します。
- なお、返信は不要です。
- 他にもご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
署名を設定しておく
メール本文の後に署名が無いと、「そのメールが本当に本人から届いたの？」と疑うかもしれません。
そのため、一般的なサイトやブログを運営する場合は、以下の内容を署名に入れるようにしましょう。
- ブログタイトル名
- ブログの運営者（名前、またはハンドルネーム）
- メールアドレス
- ブログURL
問い合わせメールへの返信の文例
ここでは、よくある問い合わせメールの返信について文例を載せておきます。
参考までにどうぞ。
お礼のメールを受け取った場合
●●様
こんにちは。
『〇〇ブログ（自分のブログタイトル名）』(ブログURL名)管理人の〇〇（運営者の名前・ハンドルネーム）です。
○○さん、お礼のコメントありがとうございます。
少しでもお役に立てることができて嬉しいです。
これからも、どうぞよろしくお願いします。
質問のメールを受け取った場合
例：「お使いのWordPressテーマがブロックエディターに対応しているか」の場合
●●様
こんにちは。
『〇〇ブログ（自分のブログタイトル名）』(ブログURL名)管理人の〇〇（運営者の名前・ハンドルネーム）です。
この度は「お使いのWordPressテーマがブロックエディターに対応しているか」の件でお問い合わせいただきまして誠にありがとうございます。
ご質問の回答内容は以下の通りです。
>〇〇（WordPressテーマ名）はブロックエディターに対応しているか
こちらで調べてみましたところ、〇〇というテーマは現時点ではブロックエディターには対応していません。
そのため、大変申し訳ございませんが、〇〇テーマを使うのであれば「クラシックエディター」を有効化して、旧エディターに戻す必要があります。
なお、ブロックエディター内の「クラシック」ブロックをお使いになれば、〇〇テーマの全機能を使用することは可能ですので、合わせて参考になればと思います。
他にもご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
今後とも、よろしくお願いします。
クレーム対応のメールを受け取った場合
●●様
こんにちは。
『〇〇ブログ（自分のブログタイトル名）』(ブログURL名)管理人の〇〇（運営者の名前・ハンドルネーム）です。
いつも当ブログをお読みいただき、心より御礼申し上げます。
この度は、〇〇〇の件によりご迷惑をおかけしており、
誠に申し訳ございません。
理由としましては～（以下理由や事情を書く）
この度のご指摘を真摯に受け止め、二度とこのようなことが無いように注意してまいります。
まずは取り急ぎ、ご連絡します。
まとめ
というわけで、今回は「自分のブログにお問い合わせメールが届いた時の返信方法」について解説しました。
どうやってお問い合わせメールの返信を書いたらいいか分からない場合は、一度本記事のメール文例を参考に書いておくことをおすすめします。
もちろん返信メールを書き終えた後も、送信する前に全文を2～3回読んで誤字脱字などがないかどうか確認しておきましょう。
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