ブログのお問い合わせからメールが来た!正しい返信の書き方は?【初心者向け/文例あり】
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WordPressでブログを運営してしばらく経ったら、自分のブログのお問い合わせからメールが届いた!非常に嬉しいけど、どうやって返信したらいいか分からない・・・。

今回はこの疑問について、文例も合わせて解説していきます。

問い合わせから来たメールを返信する際の注意点

  • メールが届いたら24時間以内に返信する
  • 適切な空行や改行を入れる
  • 分かりやすい文章にする

メールが届いたら24時間以内に返信する

当然ですが、メールが届いたらその日のうちに返信するのが大事です。

早くても1時間以内、遅くても24時間以内には必ず返信するよう心がけましょう。

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届いたお問い合わせメールを返信するのが面倒・・・。

という方はいますが、メールの返信が無かったり、数日間も返信が遅すぎたりすると、「自分のお問い合わせが読まれていない」など、相手に不安な思いを募らせてしまいます。

もし、返信が遅れそうな場合は「返信遅れまして、大変申し訳ございません。」と一言を添えておくと良いです。

適切な空行や改行を入れる

改行や空行が無いメールは非常に読みづらいです。

ですから、メールの読み手が分かりやすくするように、以下の工夫も必要です。

  • 宛名や名乗りの後、段落の間は、必ず1行の空白を入れる
  • 1文は20~30字以内にし、適宜改行すること
  • 1文が長くなるようであれば読点などで一区切りにし、一旦改行する

分かりやすい文章にする

相手が読みやすい文章にすることも大事です。

その際、以下の2点に気を付けておきましょう。

  • 読みが難しい漢字はひらがなにする
  • 機種依存文字や絵文字は文字化けの恐れがあるため、使わない

正しい問い合わせメールへの返信の書き方

返信メール例文

件名の作成について

ユーザーから届いたお問い合わせメールは、極力「Re:」を付けることをオススメします。

なぜなら、「ユーザーからの質問に対する回答などの返信」であることが一目で分かるからです。

「件名の先頭に『Re:』を付けた方がいい」という意見はありますが、別に無くても大丈夫です。その場合は、要約をまとめた件名にするなど、ユーザーからでも分かりやすい件名にしておきましょう。

注意点

「~ありがとうございました」など、自動返信メールと誤解する件名は絶対に避けましょう。

本文内容について

本文内容は、以下の順に沿って書いていきます。

  • 宛名
  • 挨拶と名乗り、お問い合わせ内容などの要旨
  • 詳細内容
  • 結びの言葉

最初に宛名を書く

メール本文の最初に必ず書くのは、ズバリ宛名です。

いきなり宛名無しで書くと、相手から失礼な態度だと分かってしまうこともあります。

ですから、「●●(名前・ハンドルネーム)様」とちゃんと書くことが大事です。

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メール本文の冒頭の宛名が「●●さん」だと、違和感を覚える方もいるよね・・・。

挨拶と名乗り、簡潔な要旨について

宛名の後は、挨拶と共に「ブログタイトル名」「ブログの運営者名」を書きます。

例文

こんにちは。

『〇〇ブログ(自分のブログタイトル名)』(ブログURL名)管理人の〇〇(運営者の名前・ハンドルネーム)です。

必要であれば、「お問い合わせ内容」などの簡単な要旨も添えておくと良いでしょう。

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いきなり詳細内容から文章が始まるのは、やはり違和感を覚えてしまうからね。

詳細内容

詳細内容の部分は、誰でも読みやすく、簡潔で分かりやすい具体的な文章を書くように心がけましょう。

引用について

ユーザーからの問い合わせメールの内容の一部を引用する際は「>」などの記号を先頭に付けてから、必要な部分だけ引用します。

結びの言葉

適切な結び言葉で締めくくれば相手に良い印象を与えますので、メール本文の最後に添えておきましょう。

署名を設定しておく

メール本文の後に署名が無いと、「そのメールが本当に本人から届いたの?」と疑うかもしれません。

そのため、一般的なサイトやブログを運営する場合は、以下の内容を署名に入れるようにしましょう。

  • ブログタイトル名
  • ブログの運営者(名前、またはハンドルネーム)
  • メールアドレス
  • ブログURL

問い合わせメールへの返信の文例

ここでは、よくある問い合わせメールの返信について文例を載せておきます。

参考までにどうぞ。

お礼のメールを受け取った場合

●●様

こんにちは。
『〇〇ブログ(自分のブログタイトル名)』(ブログURL名)管理人の〇〇(運営者の名前・ハンドルネーム)です。

○○さん、お礼のコメントありがとうございます。
少しでもお役に立てることができて嬉しいです。

これからも、どうぞよろしくお願いします。

質問のメールを受け取った場合

例:「お使いのWordPressテーマがブロックエディターに対応しているか」の場合

●●様

こんにちは。
『〇〇ブログ(自分のブログタイトル名)』(ブログURL名)管理人の〇〇(運営者の名前・ハンドルネーム)です。

この度は「お使いのWordPressテーマがブロックエディターに対応しているか」の件でお問い合わせいただきまして誠にありがとうございます。
ご質問の回答内容は以下の通りです。

>〇〇(WordPressテーマ名)はブロックエディターに対応しているか
こちらで調べてみましたところ、〇〇というテーマは現時点ではブロックエディターには対応していません。
そのため、大変申し訳ございませんが、〇〇テーマを使うのであれば「クラシックエディター」を有効化して、旧エディターに戻す必要があります。
なお、ブロックエディター内の「クラシック」ブロックをお使いになれば、〇〇テーマの全機能を使用することは可能ですので、合わせて参考になればと思います。

他にもご不明な点がございましたら、いつでもお気軽にお問い合わせください。
今後とも、よろしくお願いします。

クレーム対応のメールを受け取った場合

●●様

こんにちは。
『〇〇ブログ(自分のブログタイトル名)』(ブログURL名)管理人の〇〇(運営者の名前・ハンドルネーム)です。
いつも当ブログをお読みいただき、心より御礼申し上げます。

この度は、〇〇〇の件によりご迷惑をおかけしており、
誠に申し訳ございません。

理由としましては~(以下理由や事情を書く)

この度のご指摘を真摯に受け止め、二度とこのようなことが無いように注意してまいります。

まずは取り急ぎ、ご連絡します。

まとめ

というわけで、今回は「自分のブログにお問い合わせメールが届いた時の返信方法」について解説しました。

どうやってお問い合わせメールの返信を書いたらいいか分からない場合は、一度本記事のメール文例を参考に書いておくことをおすすめします。

もちろん返信メールを書き終えた後も、送信する前に全文を2~3回読んで誤字脱字などがないかどうか確認しておきましょう。

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